Etänä yhdessä

19 maaliskuuta 2020
Nyt kun etätyöt ja -kokoukset ovat poikkeuksellisen tiiviisti osa arkeamme, miten saada niistä eniten irti? Vuorovaikutusosaajamme sekä palvelumuotoilijamme jakavat vinkit vuorovaikutteisempaan työskentelyyn sekä onnistuneisiin etäkokouksiin. 

Ota yhteyttä

Kaipaatko hankkeeseesi vuorovaikutustiimimme tai palvelumuotoilijoidemme apua? Asiantuntijamme auttavat sinua projektikokousten tai työpajojen järjestämisessä, ole rohkeasti yhteydessä!

Hanna Herkkola

Projektipäällikkö, vuorovaikutussuunnittelu
P: +358 50 351 4552

Inna Ampuja

Projektipäällikkö, palvelumuotoilu
M: +358 504318273

Vuorovaikutusta mukaan virtuaaliseen työympäristöön 

Oletko jo huomannut ikävöiväsi kahvitaukoja tai satunnaista ajatustenvaihtoa työkavereiden kanssa? Et ole siinäkään asiassa yksin! 

−Asioiden sopiminen, ymmärryksen lisääminen ja yhteistyö onnistuvat parhaiten, kun muistamme, että siellä etänäkin on ihan oikea ihminen, joka on kiinnostunut näkemyksistäni ja minä hänen, kertoo Rambollin vuorovaikutustiimissä työskentelevä projektipäällikkö Hanna Herkkola

Tilanteessa, jossa luontaisia päivittäisiä sosiaalisia kontakteja on rajoitettava, meille tekee hyvää kuulla kuulumisia.

− Myös projektityössä on nyt entistä tärkeämpää pitää tiiviimmin yhteyttä ja käydä keskustelua muuttuvista tilanteista. 

Tässä meiltä muutamia ajatuksia sosiaalisten suhteiden ylläpitämiseen virtuaalisessa työyhteisössä:

  • Tauota etäpäiväsi. Moni on huomannut päivittäisen askelmäärän pudonneen, kun työmatkaliikunta ja ulkoilu jää vähiin. Osallistu välillä mahdollisen etäkoululaisesi välituntiin, käy pienellä happihyppelyllä lounaan yhteydessä tai ennen työpäiväsi alkua. Pidä huolta hyvinvoinnistasi!
  • Virtuaaliset aamu- tai iltapäiväkahvit. Vertaistuki tekee hyvää, on kyse sitten yhteyksien ylikuormittumisesta, etäkoululaisten opetuksesta tai vinkeistä päiväjärjestykseen. Samalla rytmität ja tauotat päivää.
  • Hetki videoyhteydellä kokousten alussa. Useat kokoukset pidetään nykyisin ilman videoyhteyttä, mutta voisitteko sopia avaavanne videon kokouksen aluksi hetkeksi nähdäksenne toisenne? Jos et halua muiden näkevän kotisi siisteystasoa tai taustalla ohi vilahtelevia perheenjäseniä, voit sumentaa videokuvan taustan Skype- ja Teams-sovelluksissa
  • Keskustelukanava, kuten Teamsin chat. Auttaisiko vapaamuotoisen keskustelun kanava, tai voisiko jonkun kanavan säännöt vapauttaa, jotta pääsette jakamaan ajatuksia ja kysymään vinkkejä? Helppo sulkea halutessasi keskittyä, helppo tavoittaa halutessasi piristää päivää keskustelutuokiolla.

Tehokkaat kokoukset ja etäpalaverit sujuvat näillä ohjeilla. Vinkkimme etäkokouksiin: 

  • Valmistaudu kokouksiin. Laita asialista ajoissa jakoon, mieti kokouksen aikataulutus ja dokumentointi. Yhteiset pelisäännöt ja hyvät käytännöt kannattaa käydä lyhyesti läpi kokouksen alussa, esim. koottuna yhdelle dialle.
  • Keskity kokoukseen. Jos osallistujat malttavat kokouksen ajan olla lukematta sähköposteja, selaamatta somea tai tekemättä muita töitä, kaikki saavat kokouksesta irti enemmän ja työskentely on antoisampaa ja tehokkaampaa.
  • Ota huomioon erilaiset osallistujat. Etäosallistuminen edellyttää järeämpää fasilitointia, kuin kasvokkain pidetyt kokoukset. Etäkokouksessa ajatuksiaan pidempään sanoiksi muotoilevat saattavat jäädä helpommin äänettömiksi osallistujiksi, muiden jalkoihin. Pidä puheenvuorot napakoina, kysy säännöllisesti oliko jollakin lisättävää. Ota avuksi viestiseinät: kysymykset voi koota sinne ja varata vastaamiseen aikaa kunkin asiakohdan lopuksi.
  • Yhdistele isoja ja pieniä kokouksia. Mieti tarvitaanko kokouksessa pienryhmäkeskusteluja – tämä voidaan järjestää esim. rinnakkaisissa skype-kokouksissa. Näihin kannattaa lähettää omat kutsut ja ohjeistaa käytännöstä etukäteen. Ohjeistus kannattaa käydä läpi kokouksen alkaessa. Huomaathan, että Outlookissa on usein automaattinen asetus, jonka vuoksi jokaiseen tekemääsi Skype-kutsuun tulee identtinen linkki. Tämän seurauksena saman henkilön varaamiin samanaikaisiin kokouksiin klikatessa päätyykin samaan keskustelutilaan. Skype-kokouksen asetuksista saa muokattua kokouskutsua niin, että jokainen lähettämäsi Skype-kutsu sisältää uniikin kokouslinkin.  
  • Dokumentoi kokoukset. Kaikesta huolimatta yhteydet voivat pätkiä, joku tippuu linjoilta tai muut kotona etäilevät keskeyttävät. Toimita siis muistiinpanot, vaikka kevyetkin, kaikille kokouksen jälkeen. Muistiinpanot voivat olla jaettuna kaikille näytöllä jo kokouksessa.
  • Ymmärrä poikkeusolosuhteet. Älä hermostu, vaikka taustalta kuuluu lasten ääniä tai koiran haukuntaa. Jos joudut poistumaan itse hetkeksi kokouksesta äkillisen syyn takia, kerro se muille osallistujille. Inhimillisyys on hyvästä ja ymmärrystä tarvitaan puolin ja toisin.

Espoo, pääkonttori

Espoo, pääkonttori
PL 25, Itsehallintokuja 3
FI-02601 Espoo
Tel:020 755 611 - Fax 020 755 6201

Mail: info@ramboll.fi

Other sites

Other sites