Tietosuoja

Ramboll Finland Oy tytäryhtiöineen (Ramboll) on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttä ja kunnioittamaan henkilötietojen tietosuojaa.

Ota yhteyttä

Lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä ja suojaamisesta saat sähköpostitse info@ramboll.fi. Voit myös ottaa yhteyttä tarvittaessa Ramboll Group A/S Data Protection Manageriin privacy@ramboll.com
Tietohallintojohtaja Seppo Mattila, Ramboll Finland Oy

Seppo Mattila

Tietohallintojohtaja, tietosuoja-asiat
P: +358 40 734 7070

Haluamme varmistaa, että asiakkaidemme, liikekumppaniemme, työntekijöidemme sekä kaikkien yksityishenkilöiden henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja läpinäkyvästi EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) ja tietosuojalainsäädännön tietoturvavelvoitteita noudattaen.

Henkilötietoja ja tietosuojaa koskeva julkilausuma (Privacy Statement) kertoo, miten ja minkälaisia henkilötietoja keräämme verkkosivustojemme kautta ja kuinka varmistamme henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn ja tietoturvavelvoitteiden noudattamisen. Pyydämme, että et jatka verkkosivujemme ja palveluidemme käyttöä, jos et hyväksy sitä, miten henkilötietojasi käsitellään julkilausuman mukaisesti.

Henkilötiedot ja käsittelyn peruste

Henkilötiedolla tarkoitetaan tässä julkilausumassa kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön (“rekisteröity”) liittyviä tietoja. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitamme kaikkia toimintoja, joita kohdistamme henkilötietoihin, esimerkiksi henkilötietojen keräämistä, käsittelemistä, säilyttämistä ja poistamista.

Henkilötietojen keräämisen ja käsittelyn perusteena voi olla asiakkuuksien hoito, sopimuksiin liittyvien tai lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen sekä Rambollin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttaminen. Käsittelyperusteena voi olla myös markkinointi, myynti, viestintä, rekrytointi tai henkilön suostumus.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Ramboll Finland Oy, P.O. Box 25, Säterinkatu 6, FI-02601 ESPOO, Finland. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilönä toimii Ramboll Finland Oy:ssä Seppo Mattila, seppo.mattila@ramboll.fi.

Miten keräämme henkilötietoja?

Keräämme henkilötietoja henkilöiltä itseltään esimerkiksi verkkosivuvierailuiden, puhelujen, sähköpostien, julkisten webinaarien, sosiaalisen median, digitaalisiin palveluihin kirjautumisen ja vierailujen yhteydessä. Jos henkilöt eivät toimita palveluiden käyttämisen yhteydessä pyydettyjä henkilötietoja itsestään emme kykene suorittamaan kyseistä palvelua ilman henkilön suostumusta.

Toisinaan on tarpeen kerätä henkilötietoja muulta taholta kuin henkilöltä itseltään, esimerkiksi henkilön työnantajalta asiakassuhteemme perusteella tai julkisista lähteistä. Tällainen henkilötietojen kerääminen saattaa olla tarpeen Rambollin tai kolmannen tahon, kuten henkilön työnantajan oikeutettujen etujen vuoksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Mitä henkilötietoja keräämme?

Keräämme ja käsittelemme muun muassa seuraavan tyyppisiä henkilötietoja:

  • Yhteystietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, osoite, puhelinnumero
  • Työtehtävään liittyviä tietoja, kuten tehtävä, titteli, vastuualue
  • Työantajayrityksen yhteys- ja taustatietoja
  • Tapahtumatietoja, kuten osallistumisilmoittautumiset
  • Asiakaspalvelun ja myynnin yhteydenottoja
  • Asiakaspalautteita
  • Yrityksen verkkosivujen ja -palvelujen käyttötietoja, kuten ajankohta, sivut ja vierailun kesto
  • Markkinointiviestien lähetys-, avaus- ja klikkaustietoja
  • Oppaiden ja muiden materiaalien tilaus- ja lataustietoja
  • Evästeitä
  • Kiinnostuksen kohteita ja sisältöjen käyttöaktiivisuutta kuvaavia lead-pisteitä
  • Erikseen yksilöityjä suostumuksia tai lupia henkilötietojen käsittelyyn

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

Kaikki henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niihin pääsevät vain ne Rambollin työntekijät tai muut Rambollin lukuun ja puolesta toimivat, joilla on tarve tehtäviensä perusteella käsitellä henkilötietoja. Käsittelemme tietoja vain niihin alkuperäisiin käyttötarkoituksiin, joihin henkilötiedot on alun perin kerätty, jollei henkilö anna suostumustaan henkilötietojensa käyttämiseksi muihin nimettyihin käyttötarkoituksiin.

Keräämme henkilötietoja muun muassa seuraaviin käyttötarkoituksiin:

  • Toimeksianto-, alikonsultti- ja SaaS-palvelujen tarjoamiseen
  • Asiakkaiden yhteydenottopyyntöihin verkkosivustolla ja sosiaalisessa mediassa
  • Asiakas- ja yhteistyösuhteiden luomiseen ja ylläpitoon
  • Tapahtumista ja koulutuksistamme tiedottamiseen
  • Mahdollistaaksemme kirjautumisen tietyille verkkosivustoillemme
  • Vahvistaaksemme kirjautujan henkilöllisyyden
  • Työnhaku- ja rekrytointitarkoituksiin
  • Kyselyjen tekemiseen/teettämiseen toimeksiannosta
  • Verkkosivujen toimintojen ja tietoturvallisuuden varmistamiseen
  • Lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseen
  • Verkkosivujen analytiikkaan
  • Kohdennettujen markkinointiviestien lähettämiseen verkkosivustojen ja palveluiden käytön perusteella
  • Sisäisten tietokantojen tilastoanalyysien koostamiseen
  • Muiden oikeutettujen liiketoiminnallisten etujen toteuttamiseen

Henkilötietojen automaattinen kerääminen ja evästeet

Seuraamme verkkosivujemme kävijävierailuja ja keräämme automaattisesti anonyymejä tilastotietoja sivujemme käytöstä. Osa tästä tiedosta kerätään evästetoiminnon kautta. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa verkkosivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Eväste ei ole ohjelma eikä se sisällä viruksia tai levitä haittaohjelmia. Käytämme niitäsiksi, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita. Tämän palautteen avulla pystymme jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä.

Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Kirjaamme automaattisesti seuraavat tiedot:

  • IP-osoite & internet-palvelin
  • maantieteelliset tiedot
  • kirjautumisaika
  • selaimen tyyppi ja kieli 
  • käyttöjärjestelmä 
  • näytön resoluutio
  • sivusto, jolla kävit ennen meidän sivustoamme

Keräämme myös tietoa siitä, kuinka aktiivisesti käytät sivujamme. Esimerkiksi millä sivuilla käyt, mitä hakusanoja käytät ja onko tietokoneesi/selaimesi aikaisemmin vieraillut sivustoillamme. Evästeiden keräämä informaatio tallennetaan EU/ETA -alueella oleville servereille.

Ramboll käyttää Google Analytics -palvelua, joka on verkkosivujen kävijädatan analysointipalvelu. Palvelu tuottaa anonyymia tilastotietoa käyttäjistämme ja prosessoi evästeiden tuottamaa tietoa, minkä avulla saamme selville sivukäyntien lukumäärän, käyttäjien lukumäärän, mitä selaimia käyttäjät käyttävät ja missä maassa, kaupungissa tai alueella käyttäjät ovat. Lue lisää Google Analyticsista.

Kolmannen osapuolen evästeet

Käytämme palveluissamme ja verkkosivuillamme esimerkiksi kuvia tai videosisältöä muista palveluista. Kun vierailet sivulla, jossa on muista palveluista peräisin olevaa aineistoa, saatat saada ilmoituksen näiden sivujen evästeistä. Ramboll ei kontrolloi tällaisten evästeiden välittymistä. Tarkista kolmannen osapuolen nettisivulta mitä siellä sanotaan heidän osaltaan evästeiden käytöstä.

Verkkosivuillamme käytetään “jaa” painikkeita, joiden avulla käyttäjä voi jakaa tietoa sivustoltamme sosiaalisen median kanavissa. Nämä saattavat asettaa evästeen, kun olet kirjautuneena heidän palveluunsa. Ramboll ei kontrolloi tällaisten evästeiden välittymistä. Tarkista kolmannen osapuolen verkkosivuilta mitä siellä sanotaan heidän osaltaan evästeiden käytöstä.

Kuinka torjua tai poistaa evästeet?

Jos haluat rajoittaa tai estää evästeet voit tehdä sen selaimesi asetusten avulla. Lisätietoa www.aboutcookies.orgHuomioithan, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.

Markkinoinnin automaatio

Kun vierailet verkkosivustoillamme, selaimeesi asentuu markkinointiautomaatioon liittyvä eväste. Yhdistämme evästeiden avulla saadun tiedon muussa yhteydessä käyttäjästä saatuihin tietoihin. Näitä tietoja kerätään esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme tai avatessa uutiskirjeen linkkejä. Tiedot tallennetaan Rambollin asiakas- ja markkinointirekisteri Vineen. Lue lisää Vinen tietosuojaselosteesta.

Markkinointi yrityksille

Lähetämme yrityksille sähköistä suoramarkkinointia, viestintää ja kutsuja tilaisuuksiin. Saatamme käsitellä henkilötietojasi yrityksessä hoitamiesi tehtävien johdosta tai siksi, että toimit yrityksen edustajana. Henkilötietojesi käsittely tähän tarkoitukseen perustuu oikeutettuun etuumme, joka on asiakkaille ja yrityskontakteille suunnattu sähköinen markkinointi ja viestintä.

Keräämme yhteystietosi, yrityksen taustatiedot ja toimenkuvasi. Kun osallistut tapahtumiimme, avaat viestejämme, olet meihin yhteydessä, tilaat meiltä materiaalia, vierailet verkkosivuillamme tai muuten käytät markkinointi- ja viestintäsisältöjämme, tiedot kerätään ja analysoidaan. Analytiikan avulla käyttötiedoista johdetaan kiinnostuksen kohteesi ja aktiivisuutesi lead-pisteinä. Evästeistä ja verkkosivujen käytöstä löydät lisää tietoa yllä.

Saamme tietosi suoraan sinulta projektitoimintamme yhteydessä, kun tilaat uutiskirjeemme, ilmoittaudut tapahtumiimme, täytät materiaalipyyntölomakkeen verkkosivuillamme, lähetät meille sähköpostia tai toimitat meille itse tietosi muulla tavoin. Voimme hankkia henkilötietojasi myös muista lähteistä, kuten Suomen Asiakastiedon päättäjärekisteristä, yritysten julkisilta verkkosivuilta, verkon yhteisöpalveluista tai muista vastaavista lähteistä. Tietoa syntyy myös analytiikan avulla, kun käytät markkinointi- ja viestintäsisältöjämme.

Sinulla on mahdollisuus kieltää henkilötietojesi käyttö sinulle lähettämämme viestin yhteydessä tai lähettämällä erillinen pyyntö osoitteeseen info@ramboll.fiSäilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti, jonka jälkeen henkilötietosi poistetaan.

Henkilötietojen siirtäminen

Ramboll saattaa siirtää verkkosivustojensa ja palveluidensa kautta keräämiään henkilötietoja Ramboll Group A/S:lle tai sen tytäryhtiöille tai Rambollin alikonsulteille tai muille sopimuskumppaneille tilanteissa, joissa sopimusvelvoitteiden täyttäminen tai muu käsittelyperuste sitä edellyttää. Esimerkiksi tilanteessa, jossa Ramboll käyttää ulkoisen palveluntarjoajan palveluita verkkosivuston ylläpitämiseen, noudatamme kaikissa EU:n sisäisissä ja myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuvissa siirroissa EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) ja tietosuojalainsäädännön asettamia velvoitteita.

Ramboll Group A/S konsernin sisäisiä siirtoja varten konserni on laatinut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset yritystä koskevat sitovat säännöt (Binding Corporate Rules), jotka toimivaltainen viranomainen vahvistaa. Asiakkaille, toimittajille ja muille ulkoisille tahoille tapahtuvista henkilötietojen siirroista sovitaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisella henkilötietojen käsittelyä koskevalla sopimuksella. EU/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuvat siirrot edellyttävät asianmukaisten suojatoimien soveltamista, esimerkiksi EU komission mallisopimuslausekkeiden tai EU-US Privacy Shieldin käyttämistä ja tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamista. Ramboll ei luovuta tai ilmaise henkilötietoja muille kuin edellä mainituille tahoille, ilman pakottavaa lainsäädännöstä johtuvaa syytä.

Henkilötietojen tietoturvallisuus ja säilytysaika

Toteutamme ja ylläpidämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojaustoimenpiteitä, joilla suojataan henkilötietoja tahattomalta tai laittomalta tuhoutumiselta, katoamiselta, vahingoittumiselta tai muuttumiselta sekä luvattomalta luovuttamiselta, väärinkäytöltä tai muulta lainvastaiselta käsittelyltä.

Tietosuojakäytäntömme kattavat fyysiset turvatoimet ja -menettelyt sekä lukitsemisen ja hälytysjärjestelmät. Tietosuojakäytäntömme kattavat myös pääsyoikeuksien hallinnan (esimerkiksi käyttäjätunnukset, palomuurit, kryptaus ja digitaaliset salausteknologiat), lokikirjaukset, virustorjunnan, palvelunestohyökkäysten torjunnan sekä muut tietoturvatoimenpiteet. Olemme myös sitoutuneet asiakirjojen säilyttämistä ja käsittelyä koskevien ohjeistusten ja menettelyohjeiden noudattamiseen.

Henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja niiden käsittelyoikeus on rajattu henkilöihin, joilla on tarve päästä niihin tehtäviensä vuoksi. Säilytämme henkilötietoja tunnistettavassa muodossa vain niin kauan kuin käyttötarkoituksen mukaan on tarpeellista ja/tai rekisteröity pyytää poistamaan itseään koskevat henkilötiedot. Käyttötarkoituksen lakattua ja/tai rekisteröidyn pyynnöstä poistamme henkilötiedot, jollei voimassa oleva lainsäädäntö velvoita meitä säilyttämään henkilötietoja lainmukaiseen tarkoitukseen. Pyrimme varmistamaan, että virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot korjataan tai poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Sinun oikeutesi

Jos keräämme tai käsittelemme sinusta kerättyjä henkilötietoja, sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

  • voit peruuttaa antamasi suostumuksen koska tahansa, jos henkilötietojasi on käsitelty suostumuksesi perusteella,
  • voit pyytää rekisterinpitäjältä vahvistuksen siitä, käsitteleekö rekisterinpitäjä sinua koskevia henkilötietoja vai ei,
  • voit pyytää pääsyn sinua koskeviin henkilötietoihin ja saada niistä jäljennöksen,
  • voit pyytää henkilötietojesi oikaisemista tai poistamista,
  • voit vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää sen rajoittamista,
  • voit pyytää siirtämään henkilötietosi järjestelmästä toiseen.

Jos haluat käyttää yllä mainittuja oikeuksiasi, pyydämme sinua ottamaan yhteyttä sähköpostitse info@ramboll.fi. Sinulla on myös oikeus valittaa henkilötietojesi käsittelystä tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Muutokset tietosuojaa koskevaan julkilausumaan

Tarkistamme julkilausuman säännöllisesti ja teemme siihen ajoittain muutoksia. Jos teemme julkilausumaan muutoksia, ilmoitamme muutoksen voimaantulopäivämäärän muutetussa julkilausumassa ja muutettu julkilausuma tulee voimaan kyseisestä päivämäärästä alkaen. Kehotamme lukemaan julkilausuman säännöllisesti uusien muutosten tarkistamiseksi. Tätä tietosuojaa koskeva julkilausumaa on viimeksi päivitetty  10.12.2018. 

Espoo, pääkonttori

Espoo, pääkonttori
PL 25, Säterinkatu 6
FI-02601 Espoo
Tel: 020 755 611 - Fax 020 755 6201
Fax

Mail: info@ramboll.fi

Muut

Muut